Un tableau Excel prêt à l'emploi pour tenir vos trois veilles Qualiopi (légale, métiers, pédagogique) et prouver que chaque info repérée débouche sur une action.

Vous cherchez un tableau de veille prêt à remplir pour votre audit Qualiopi ? Le voici. Un seul fichier Excel, trois onglets, et une colonne qui change tout le jour de l'audit : l'action décidée. Vous téléchargez, vous remplissez, vous êtes carré.

À quoi sert le tableau de veille

Qualiopi ne demande pas une veille, mais trois. Trois indicateurs distincts, et l'auditeur les regarde un par un :

L'indicateur 23 : la veille légale et réglementaire (les textes qui encadrent votre activité de formation).
L'indicateur 24 : la veille sur les évolutions des métiers et des compétences (ce qui bouge dans les secteurs que vous formez).
L'indicateur 25 : la veille sur les innovations pédagogiques et technologiques (les nouvelles façons de former, les outils).

Sans trace écrite de ces trois veilles, vous prenez une non-conformité. Et attention au piège classique : beaucoup d'OF collectent de l'info, archivent des newsletters, suivent des comptes LinkedIn, mais ne montrent jamais ce qu'ils en font. Faire de la veille sans en tirer d'action, pour l'auditeur, c'est comme ne pas en faire. Ce tableau vous force à noter l'action en face de chaque info.

Ce que contient le modèle

Un onglet Excel par veille (légale, métiers, pédagogique), avec pour chaque entrée les mêmes colonnes :

Date du repérage.
Source (le texte, le site, la revue, le webinaire).
Information repérée (ce que vous avez vu).
Impact pour l'OF (en quoi ça vous concerne, ou pas).
Action décidée (ce que vous allez changer).
Responsable (qui s'en occupe).
Échéance (pour quand).
Statut (à faire, en cours, fait).

Trois onglets, une structure identique, zéro mise en page à refaire.

Comment bien le remplir

Notez une ligne dès que vous repérez quelque chose, même si l'impact est nul : écrivez « sans impact » dans la colonne. Ça prouve que vous avez regardé.
Ne laissez jamais la colonne « action décidée » vide. C'est elle que l'auditeur lit en premier.
Renseignez le responsable et l'échéance : une action sans pilote n'est pas une action.
Faites vivre la colonne statut. Un tableau figé depuis dix mois fait mauvais effet.
Réservez un créneau régulier, même court, pour alimenter les trois onglets. La veille du dernier moment se voit.

Le retour d'expérience de Maxime

Le jour de mon premier audit, l'auditrice n'a pas compté mes lignes de veille. Elle a posé le doigt sur trois d'entre elles et m'a demandé : « et donc, vous avez fait quoi ? » Si j'avais eu une colonne action vide, j'étais cuit. Depuis, je dis à tout le monde la même chose : la veille, ce n'est pas ce que vous lisez, c'est ce que vous décidez de changer derrière.

Et avec Formiva

Formiva centralise vos preuves Qualiopi pour que la veille ne traîne plus dans un coin de votre disque dur. Vous reliez chaque action à l'indicateur concerné et vous arrivez à l'audit avec un dossier qui se tient tout seul. Pour aller plus loin sur la démarche complète, lisez notre article sur la certification Qualiopi, et découvrez la gestion de la conformité Qualiopi dans l'outil.

FAQ

Faut-il vraiment trois tableaux de veille séparés ?

Trois veilles distinctes, oui (indicateurs 23, 24, 25). Un seul fichier suffit s'il a un onglet par veille, ce qui est le cas de ce modèle.

À quelle fréquence dois-je alimenter le tableau ?

Il n'y a pas de fréquence imposée, mais un tableau vide ou jamais mis à jour est repéré. Visez un rythme régulier et tracé tout au long de l'année.

Que regarde l'auditeur en priorité ?

Il vérifie que vous tirez des actions concrètes de vos veilles. La colonne « action décidée » est la plus importante du tableau.

Téléchargez le modèle

Récupérez le fichier, remplissez les trois onglets, et présentez une veille qui débouche sur des actions.

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Modèle de tableau de veille Qualiopi à télécharger (Excel)