Téléchargez un modèle de livret d'accueil du stagiaire au format Word, prêt à personnaliser, pour informer vos apprenants et prouver l'indicateur 9 Qualiopi.

Un stagiaire qui arrive en formation a besoin de savoir où il met les pieds : qui vous êtes, comment ça se passe, quels sont ses droits, qui contacter. Le livret d'accueil répond à tout ça en un document. Voici un modèle Word prêt à personnaliser pour votre organisme.

À quoi sert le livret d'accueil

Le livret d'accueil regroupe les informations utiles remises au stagiaire à l'entrée en formation. C'est le document qui présente votre organisme, le déroulé de la formation, les droits et devoirs de chacun, les contacts, l'accessibilité et votre procédure de réclamation.

Sur le plan Qualiopi, c'est une preuve solide pour l'indicateur 9 (information et conditions de déroulement des prestations). L'auditeur veut voir que le stagiaire reçoit, avant ou à l'entrée en formation, une information claire et complète. Un livret bien fait coche cette case sans discussion.

Au delà de l'audit, ce document rassure le stagiaire et montre le professionnalisme de votre OF. Un apprenant qui sait à quoi s'attendre démarre dans de bien meilleures conditions.

Ce que contient le modèle

Le modèle Word couvre tout ce qu'un livret d'accueil sérieux doit contenir :

La présentation de l'organisme de formation (qui vous êtes, vos valeurs)
Les infos pratiques (lieu, horaires, accès, restauration)
Le déroulement de la formation
Les moyens pédagogiques et techniques
Les droits et obligations du stagiaire
Les modalités d'évaluation
L'accessibilité et le référent handicap
Le traitement des réclamations
Les contacts utiles

Comment bien le remplir

Personnalisez l'en tête avec votre logo, votre nom et vos coordonnées : un livret générique fait mauvaise impression.
Renseignez clairement le nom et les coordonnées du référent handicap, c'est un point que les auditeurs vérifient.
Décrivez votre procédure de réclamation de façon concrète : à qui écrire, sous quel délai vous répondez.
Adaptez les infos pratiques au format (présentiel, distanciel ou mixte) : un livret pour du e-learning ne parle pas de restauration sur site.
Remettez le livret au stagiaire avant ou au tout début de la formation, et gardez une trace de cette remise.

Le retour d'expérience de Maxime

Le livret d'accueil, c'est le document qu'on bâcle parce qu'on pense que personne ne le lit. Erreur. Le stagiaire le garde, l'auditeur le réclame, et un livret soigné évite la moitié des questions de début de session. Faites en une vraie carte de visite de votre OF, pas une formalité.

Et avec Formiva

Avec Formiva, votre livret d'accueil se génère depuis les infos déjà saisies dans vos sessions, et part au stagiaire en même temps que sa convocation. Plus de copier coller d'une session à l'autre.

Pour aller plus loin sur le sujet, lisez notre guide sur la certification Qualiopi, et découvrez notre module de gestion de la formation.

FAQ

Le livret d'accueil est il obligatoire pour Qualiopi ?

Il n'est pas nommément obligatoire, mais c'est une des preuves les plus simples pour l'indicateur 9. La plupart des OF certifiés en ont un.

Quelle différence avec le règlement intérieur ?

Le règlement intérieur fixe les règles et obligations. Le livret d'accueil informe plus largement (présentation, déroulé, contacts). Souvent, le règlement est intégré ou annexé au livret.

À quel moment remettre le livret au stagiaire ?

Avant ou au tout début de la formation. L'idéal est de l'envoyer avec la convocation, pour que le stagiaire arrive déjà informé.

Téléchargez le modèle

Récupérez le modèle de livret d'accueil au format Word, personnalisez le aux couleurs de votre OF et remettez le à vos stagiaires dès l'entrée en formation.

Avec Formiva, ce document et tous vos justificatifs Qualiopi se génèrent automatiquement depuis vos sessions.

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Modèle de livret d'accueil du stagiaire à télécharger (Word)