Un modèle de convocation à une formation prêt à compléter, au format Word. Vous l'envoyez à vos apprenants pour leur donner toutes les infos pratiques avant le jour J.

Vous cherchez un modèle de convocation prêt à envoyer à vos apprenants ? En voici un, propre et complet, à compléter en deux minutes. Il rassemble toutes les infos pratiques dont vos stagiaires ont besoin avant le démarrage.

À quoi sert la convocation

La convocation, c'est le message qui prévient l'apprenant de tout ce qu'il doit savoir avant de venir : quand, où, comment, avec quoi. Rien d'extraordinaire, mais ça change tout côté organisation.

Soyons clairs : la convocation n'est pas obligatoire en soi. Personne ne va vous sanctionner si vous ne l'envoyez pas. En revanche, c'est une excellente preuve que vous avez bien informé vos stagiaires et que votre session est carrée. En audit Qualiopi, ce genre de document montre que vous communiquez les bonnes infos au bon moment. Et concrètement, ça réduit les retards, les apprenants qui se trompent de salle et les mails de dernière minute.

En distanciel, elle devient carrément indispensable. C'est là que vous glissez le lien de connexion, l'horaire exact et les prérequis techniques, histoire que personne ne galère à se connecter le matin même.

Ce que contient le modèle

Le document est structuré pour ne rien oublier :

L'en-tête de votre organisme (nom, logo, coordonnées)
L'objet du courrier (convocation à une formation)
Les coordonnées de l'apprenant convoqué
L'intitulé exact de la formation
Les dates et les horaires (début et fin de chaque journée)
Le lieu : adresse complète en présentiel, ou lien de connexion en visio
Les modalités d'accès et le matériel à prévoir
Le contact du référent, à joindre en cas de question ou de problème
Les documents joints (programme, règlement intérieur)
L'espace pour la date et la signature

Comment bien le remplir

Quelques réflexes pour que votre convocation soit vraiment utile :

Envoyez-la suffisamment tôt, pas la veille au soir. Une bonne semaine avant, c'est l'idéal.
En distanciel, joignez le lien de connexion ET les prérequis techniques (navigateur, micro, casque, débit). Précisez s'il faut tester sa connexion avant.
Indiquez un contact référent joignable, avec son numéro et son mail.
N'oubliez pas le référent handicap : mentionnez-le pour que l'apprenant sache à qui s'adresser s'il a un besoin spécifique.
Joignez le programme et le règlement intérieur, ça évite de les renvoyer séparément.
Soyez précis sur le matériel : ordinateur, pièce d'identité, EPI, peu importe, mais dites-le.

Le retour d'expérience de Maxime

Une convocation bien faite, c'est le premier mail qui rassure l'apprenant. Quand les infos sont claires, il arrive serein, à l'heure, avec ce qu'il faut. Le truc qui m'a sauvé en distanciel : toujours mettre le lien de connexion en gras, en haut, et rappeler de tester sa connexion la veille. Vous gagnez un quart d'heure de bazar le matin du jour J.

Et avec Formiva

Recopier les mêmes infos dans chaque convocation, session après session, c'est vite pénible. Avec Formiva, vos convocations se génèrent automatiquement à partir des données de la session et partent toutes seules aux apprenants. Si vous voulez sortir du fichier Word à rallonge, lisez notre guide pour gérer vos sessions de formation sans Excel, et découvrez la gestion de formation côté outil.

FAQ

La convocation est-elle obligatoire ?

Non, elle n'est pas obligatoire en soi. Mais c'est une bonne preuve d'information et d'organisation, appréciée en audit Qualiopi.

Que faut-il joindre pour une formation à distance ?

Le lien de connexion et les prérequis techniques (matériel, navigateur, débit), en plus des infos habituelles comme les dates et le contact référent.

Quand envoyer la convocation ?

Idéalement une semaine avant le démarrage, pour laisser à l'apprenant le temps de s'organiser et de signaler un éventuel besoin.

Téléchargez le modèle

Récupérez le modèle, complétez-le à vos couleurs et envoyez-le à vos apprenants.

Et si vous voulez automatiser l'envoi de vos convocations et le suivi de vos sessions, Formiva s'en charge pour vous. Créez votre compte gratuitement.

Modèle de convocation à une formation à télécharger (Word)