La convention de formation professionnelle : définition, mentions obligatoires et différence avec le contrat

Vous démarrez une session la semaine prochaine, l'entreprise cliente vous a dit oui par mail, et vous vous demandez si ce mail suffit. Réponse courte : non. Dès qu'une entreprise ou un financeur achète une de vos formations, le Code du travail impose un document précis, la convention de formation professionnelle. Et c'est exactement le genre de pièce qu'un auditeur Qualiopi ou un OPCO vous réclame en premier.

Le souci, c'est que beaucoup d'organismes mélangent trois choses : la convention, le contrat, et le devis signé. Ce ne sont pas des synonymes. Voyons ce qu'est vraiment une convention, ce qu'elle doit contenir, et surtout pourquoi vous ne pouvez pas l'utiliser quand votre client est un particulier.

Définition : qu'est-ce qu'une convention de formation ?

La convention de formation professionnelle est le contrat qui lie votre organisme à un acheteur de formation qui n'est pas la personne formée elle-même. L'acheteur, c'est une personne morale ou un financeur : une entreprise pour ses salariés, un OPCO, France Travail, une collectivité.

Le cadre vient de l'article L.6353-1 du Code du travail. Depuis le 1er janvier 2019, sa formulation est devenue très simple : pour la réalisation des actions de formation, une convention est conclue entre l'acheteur et l'organisme qui les dispense, selon des modalités déterminées par décret. Autrement dit, le principe est posé dans la loi, et le détail des mentions est renvoyé à la partie réglementaire, notamment l'article D.6353-1 pour les actions financées sur fonds publics ou mutualisés.

Petit point d'histoire qui sème la confusion : l'ancien article L.6353-2, qui listait les mentions, a été abrogé en 2018. Si vous tombez sur un vieux modèle qui cite « L.6353-2 », il est daté. Le bon réflexe aujourd'hui, c'est L.6353-1 pour le principe et D.6353-1 pour le contenu.

La convention se signe avant le début de la formation. Pas après, pas le jour J. C'est un document anticipé, qui acte un accord avant que la première heure soit dispensée.

Quand la convention est-elle obligatoire ?

La convention est obligatoire dès que l'acheteur est distinct du stagiaire. Concrètement, vous êtes dans le cas convention quand :

• Une entreprise achète une formation pour un ou plusieurs de ses salariés.
• Un financeur public ou paritaire prend en charge l'action (OPCO, France Travail, conseil régional).
• Un travailleur indépendant finance sa propre formation au titre de son activité professionnelle.

À l'inverse, vous n'êtes pas dans le cas convention quand un particulier paie de sa poche, à titre individuel, sans rattachement à une entreprise ou à un financeur. Là, on bascule sur le contrat, et on y revient plus bas.

Un point que beaucoup d'OF oublient : même quand il existe un financement, si le stagiaire prend en charge une partie du coût directement, un contrat doit aussi être établi en plus de la convention. La convention ne couvre pas tout à elle seule dès qu'un particulier met la main au portefeuille.

Les mentions obligatoires d'une convention

Pour les actions financées sur fonds publics ou mutualisés, l'article D.6353-1 fixe le socle. Une convention sérieuse contient au minimum :

• L'intitulé, l'objectif et le contenu de l'action de formation.
• Les moyens prévus : pédagogiques, techniques et d'encadrement.
• La durée et la période de réalisation de l'action.
• Le prix et, le cas échéant, les contributions financières du bénéficiaire.
• Les modalités de déroulement, dont la part de formation à distance et la façon dont elle est suivie.
• Les modalités d'évaluation et de sanction de la formation (attestation, certification visée).

À cela s'ajoute, en pratique, l'identification claire des parties (votre organisme avec son numéro de déclaration d'activité, l'acheteur), la date, et la signature des deux parties. Pensez aussi aux deux exemplaires et à la conservation des pièces : pour un audit Qualiopi comme pour un contrôle administratif, vous devez pouvoir ressortir ces documents plusieurs années après. La conservation pendant au moins cinq ans est la règle de prudence que je vous recommande de tenir.

Si vous voulez approfondir le volet certification, on en parle dans notre guide certification Qualiopi et dans l'article dédié à l'audit de surveillance.

Convention ou contrat : la vraie différence

C'est là que se jouent la plupart des erreurs. La règle tient en une phrase : la convention concerne une personne morale ou un financeur, le contrat concerne un particulier qui paie lui-même.

L'article L.6353-3 est limpide : lorsqu'une personne physique entreprend une formation, à titre individuel et à ses frais, un contrat est conclu entre elle et le dispensateur de formation. Ce contrat doit être signé avant l'inscription définitive et avant tout règlement.

Pourquoi cette distinction n'est pas qu'une question de vocabulaire ? Parce que le contrat avec un particulier déclenche des protections que la convention n'a pas, et qui sont d'ordre public :

• Un délai de rétractation de 10 jours à compter de la signature (article L.6353-5). Le stagiaire peut se rétracter par lettre recommandée avec avis de réception.
• Aucune somme exigible avant la fin de ce délai (article L.6353-6). Vous ne facturez rien tant que les dix jours ne sont pas écoulés.
• Un acompte plafonné à 30 % du prix convenu, le solde étant échelonné au fur et à mesure du déroulement de la formation (toujours L.6353-6).
• Des mentions à peine de nullité (article L.6353-4) : nature, durée, programme et objet de la formation, niveau de connaissances requis, modalités pédagogiques et de contrôle, qualités du formateur, modalités de paiement et conditions financières en cas de cessation.
• Une rupture facilitée en cas de force majeure (article L.6353-7) : si le stagiaire est empêché, seules les prestations réellement dispensées sont dues.

Vous voyez la logique. La convention, c'est entre professionnels, on suppose un rapport plus équilibré. Le contrat, c'est avec un particulier que la loi protège comme un consommateur. Utiliser une convention pour un particulier qui s'autofinance, c'est le priver de ses droits, et c'est une faute qui peut vous coûter cher en cas de litige.

Les erreurs fréquentes à éviter

Quelques pièges que je vois revenir tout le temps :

• Confondre devis signé et convention. Un devis accepté n'est pas une convention. Il manque presque toujours plusieurs mentions obligatoires.
• Signer la convention après le démarrage. Elle doit être conclue avant la première heure de formation. Une convention antidatée se repère, et elle fragilise tout votre dossier.
• Servir une convention à un particulier autofinancé. Erreur classique sur les formations vendues en direct à des personnes physiques. Il faut un contrat, avec rétractation et acompte plafonné.
• Oublier la part à distance. Si votre action est en partie ou totalement à distance, les modalités de suivi doivent figurer noir sur blanc. Sur ce sujet, voir notre article sur les modalités présentiel, distanciel et hybride.
• Gérer tout ça à la main dans des fichiers Word. Une mention qui saute d'un modèle à l'autre, une signature manquante, une version pas à jour : c'est le terrain d'audit raté par excellence.

Sachez qu'un modèle de convention prêt à l'emploi existe, mais l'essentiel n'est pas le fichier : c'est de générer le bon document, avec les bonnes mentions, au bon moment, sans recopie manuelle.

Le retour d'expérience de Maxime

Quand j'ai commencé à accompagner des OF, je voyais toujours la même scène : un dossier nickel sur le fond, des formations de qualité, et au moment de l'audit, le formateur qui fouille dans ses mails pour retrouver « le bon Word, la bonne version ». La convention était là, quelque part, mais introuvable en deux clics.

Mon conseil tout bête : arrêtez de partir d'un modèle vierge à chaque session. Vous voulez un système où vous saisissez la session une fois, et où la convention sort automatiquement avec les bonnes mentions et le bon prix. Le jour de l'audit, vous ne cherchez pas, vous montrez. Ça change tout dans votre tête et dans celle de l'auditeur.

Automatiser ses conventions avec Formiva

La conformité, ce n'est pas écrire une convention parfaite une fois. C'est en sortir des dizaines par an, toutes correctes, toutes retrouvables. C'est précisément ce que Formiva fait pour vous : à partir d'une session saisie une seule fois, la plateforme génère vos conventions et vos documents administratifs, les fait signer électroniquement et les archive au même endroit que vos émargements et vos preuves Qualiopi.

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FAQ

La convention de formation est-elle obligatoire pour toutes les formations ?

Elle est obligatoire dès que l'acheteur est une personne morale ou un financeur distinct du stagiaire (entreprise, OPCO, France Travail). Pour un particulier qui s'autofinance, c'est un contrat de formation qui s'applique, pas une convention.

Quelle est la différence entre convention et contrat de formation ?

La convention lie votre organisme à un acheteur professionnel ou à un financeur. Le contrat lie votre organisme à un particulier qui paie lui-même, avec des protections spécifiques : délai de rétractation de 10 jours, acompte plafonné à 30 %, paiement échelonné.

Quand doit-on signer la convention de formation ?

Avant le début de la formation. La convention acte l'accord en amont. La signer après le démarrage, ou l'antidater, fragilise votre dossier en cas de contrôle ou d'audit Qualiopi.

Combien de temps faut-il conserver une convention de formation ?

Conservez vos conventions et pièces associées plusieurs années pour répondre aux contrôles administratifs et aux audits. Une durée de conservation d'au moins cinq ans est une règle de prudence largement appliquée dans le secteur.

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