Note de méthode — comment Formiva compte les heures de formation

1. Pourquoi cette note

Depuis le décret 2026-728 (applicable au 01.11.2026), l'indicateur Qualiopi 19 demande que l'organisme vérifie l'effectivité du suivi des modules à distance. Les financeurs exigent des heures réalisées prouvées « par tout élément probant » (art. R6313-3) ; un simple journal de connexion ne suffit pas (TA Toulouse 02.11.2023 ; TA Lille 03.12.2025). Cette note décrit comment Formiva mesure et crédite le temps, et ce qu'il conserve pour le prouver.

Principe. Le temps crédité reflète une activité réellement mesurée. Une durée estimée n'est retenue que si une activité mesurée la confirme. Toute mesure est journalisée, horodatée et exportable.

2. Heures réalisées, par modalité (décision 10)

Ces heures alimentent le certificat de réalisation, l'attestation d'assiduité et le BPF.

3. Distanciel — temps crédité (méthode v2)

Durée estimée (décision 9). Chaque page, leçon, vidéo ou module SCORM porte une durée estimée en minutes. Formiva la calcule automatiquement à partir du contenu (durée des vidéos, longueur des textes) et la propose à l'organisme, qui peut la modifier. Elle est affichée à l'apprenant et sommée par module.

Règle de crédit, par page :

• page terminée et temps mesuré ≥ 50 % de l'estimation → l'estimation est créditée ;
• sinon → le temps mesuré ;
• sans estimation → le temps mesuré.

Temps mesuré.

• Inactivité : message « Êtes-vous toujours là ? » après 4 min sans interaction ; sans réponse, pause du comptage à 5 min.
• Plusieurs onglets ouverts : le temps n'est compté qu'une fois.
• Mise en veille de l'appareil : le temps de veille n'est pas compté.
• Vidéo : temps de visionnage réel (lecteur natif, YouTube, Vimeo) ; contrôle de présence toutes les 10 min, pause si pas de réponse en 60 s ; les contrôles sont journalisés.

Drapeaux de cohérence (signalés à l'organisme, sans blocage) :

• plus_10h — plus de 10 h d'activité cumulées sur une même journée (heure de Paris) ;
• nuit — activité démarrée entre 00 h et 05 h (heure de Paris).

Relances (décision 16). Pour les sessions à distance, une relance de l'apprenant inactif est activée par défaut ; l'organisme peut changer le délai ou la désactiver. Les relances envoyées sont journalisées et figurent dans le pack de preuve.

4. Présentiel et visio — émargement

• Par demi-journée, activé par défaut pour toute nouvelle session en présentiel ou en visio (décision 5 ; CAA Nantes 14.06.2022, 20NT01403).
• Les nouvelles sessions doivent porter des horaires de demi-journée ; l'option « journée entière » ne subsiste que pour les feuilles anciennes qui n'en ont pas (décision 13). Une demi-journée signée ne vaut plus présence sur la journée entière.
• Le formateur signe chaque demi-journée (décision 11).
• Identité de l'apprenant au moment de signer — méthode choisie automatiquement (décision 12) :
  • apprenant avec e-mail : lien personnel par demi-journée, avec code à 6 chiffres envoyé par e-mail si l'organisme active « émargement sécurisé » ;
  • apprenant sans e-mail : QR code personnel imprimé sur la convocation, ou signature sur la tablette du formateur. Dans tous les cas, le formateur contresigne.
• Visio : les minutes de connexion sont importées depuis les rapports Zoom, Teams ou Meet (formats d'export publics, décision 15). Un apprenant qui a signé mais s'est à peine connecté est signalé.

5. Documents de fin de formation (décisions 1 et 14)

• Certificat de réalisation pour chaque apprenant, avec les heures réalisées par modalité (section 2) et la version de méthode.
• Attestation de résultats pour les objectifs évalués (formulation #3140 conservée). La grille d'objectifs peut être pré-remplie par une suggestion IA à partir des réponses aux quiz ; le formateur confirme chaque ligne.
• Chaque document émis est archivé avec un instantané de ses données et une empreinte SHA-256 ; une réémission crée une nouvelle version, jamais un écrasement.

6. Preuves conservées

• Journal d'activité append-only : une ligne par évènement (page, complétion, quiz, vidéo, SCORM), avec temps mesuré, estimé et crédité, drapeaux, source, version de méthode et adresse IP.
• Émargements signés : horodatage et IP captés côté serveur ; toute correction d'une feuille signée est tracée (qui, quand, avant, après).
• Pack de preuve par session (ZIP) : activité, résumé, émargements, présence visio, documents émis, note de méthode, manifeste SHA-256 ; un réexport donne des empreintes identiques.
• Contrôle quotidien de cohérence : chaque jour, Formiva vérifie, par apprenant et par session, que le temps enregistré pour la journée correspond à la somme des lignes du journal d'activité, qu'aucune ligne ne porte plus de temps que sa durée réelle ni un crédit différent de la règle de la section 3. Un écart est signalé à l'équipe Formiva ; il ne modifie jamais les données enregistrées.

7. Conservation et données personnelles (décisions 2, 3, 4, 6)

• Rôle de Formiva : pour les données des apprenants, l'organisme de formation est responsable du traitement ; Formiva est sous-traitant (art. 28 RGPD).
• Durée : les preuves de formation, données de connexion comprises, sont conservées 3 ans après la fin de la formation (minimum appliqué à tous les organismes), puis l'apprenant est anonymisé (décision 18) : nom, coordonnées et données d'identification effacés ; adresses IP et données de navigateur effacées ; images de signature remplacées par la mention « signé (anonymisé) » ; nom et e-mail retirés des rapports de visioconférence ; copies de ces données dans le journal des corrections effacées elles aussi. Les heures, les dates et la présence par demi-journée sont conservées. Rien n'est supprimé. Les factures et pièces comptables suivent leur durée légale de 10 ans.
• Suppression d'un apprenant : la fiche est masquée et l'accès bloqué immédiatement ; la preuve est conservée puis anonymisée au terme des 3 ans. Le balayage d'anonymisation fonctionne d'abord 2 semaines en comptage seul.
• Adresses IP : conservées complètes dans la plateforme pendant la durée de conservation, puis effacées à l'anonymisation ; masquées dans les exports remis à l'organisme (dernier bloc remplacé — IPv4 : 203.0.113.x ; IPv6 : 48 premiers bits). Exception (décision 19) : le certificat de signature d'un document affiche l'adresse complète, qui constitue la preuve de la signature.

8. Données existantes (décision 8)

Une seule méthode par session, celle de sa date de début (décisions 8 et 23) :

• une session qui commence le 28 septembre 2026 ou après (jour civil, heure de Paris) est comptée entièrement en méthode v2 ;
• une session qui commence avant est comptée entièrement en méthode v1, y compris le temps enregistré après le 28 septembre 2026 ; ses chiffres restent tels qu'enregistrés, étiquetés « méthode v1 » sur chaque écran et chaque export.

Une session à cheval sur la bascule n'est donc jamais découpée en « v1 avant / v2 après » : le temps e-learning v1 n'a pas de ventilation par jour qui permettrait un tel découpage, et une même session ne doit pas additionner deux méthodes. Le temps sans session (temps « plateforme ») suit le jour où il a été enregistré. Les documents déjà émis restent tels qu'émis.

9. Positions juridiques retenues (phase 0, réponses de Maxime du 08.10.2026)

1. Document de fin de formation : certificat de réalisation avec heures réalisées par modalité, pour chaque apprenant ; l'attestation de résultats reste pour les objectifs évalués.
2. Formiva est sous-traitant ; les CGU le disent (section 9).
3. Conservation de la preuve d'activité : 3 ans, politique de confidentialité alignée ; anonymisation ensuite.
4. IP dans les exports client : masquées (dernier bloc) ; le certificat de signature garde l'adresse complète (round 2, décision 19).
5. Signature par demi-journée (CAA Nantes) : activée par défaut pour les nouvelles sessions en présentiel et en visio.

Round 2 (08.10.2026) : anonymisation de fin de rétention complète, comptes conservés (décision 18) ; textes juridiques alignés sur 3 ans + anonymisation, factures 10 ans (décision 21) ; une seule méthode par session, celle de sa date de début (décision 23).