Quand vous sous-traitez une formation, vous restez responsable de la qualité aux yeux de Qualiopi. Voici ce que vous devez tracer et déclarer pour ne pas vous faire piéger en audit.

En bref. Sous-traiter une formation ne transfère pas vos responsabilités Qualiopi. Aux yeux de la certification, vous restez le donneur d'ordre et le titulaire : c'est vous qui répondez de la qualité devant l'auditeur. Vous devez donc tracer la façon dont vous avez choisi, suivi et évalué votre sous-traitant, et déclarer correctement la prestation. Sans ces preuves, c'est votre certification qui est en jeu.

Chiffre clé : sur les 162 194 organismes de formation déclarés en France, seuls 28,9 % sont certifiés Qualiopi (source : liste publique des OF, data.gouv.fr).

Vous déléguez une partie de vos formations à un sous-traitant et vous vous dites que c'est lui le pro du sujet, donc c'est lui qui porte la qualité. Vous vous trompez. Aux yeux de Qualiopi, c'est vous le donneur d'ordre, c'est vous le titulaire de la certification, et c'est vous qui répondez de la qualité de la prestation devant l'auditeur. Le sous-traitant peut faire un travail magnifique, si vous n'avez rien tracé sur la façon dont vous l'avez choisi, suivi et évalué, c'est votre certification qui prend.

C'est l'un des angles morts les plus fréquents chez les organismes de formation. On pense que sous-traiter, c'est se décharger du sujet. En réalité, sous-traiter, c'est ajouter une couche de responsabilité, pas la retirer. Je vous explique ce que Qualiopi attend de vous quand vous faites appel à un tiers, quel indicateur est en jeu, ce que vous devez tracer, et comment ça se répercute jusque dans votre Bilan Pédagogique et Financier.

Ce que dit vraiment Qualiopi sur la sous-traitance

Le référentiel ne vous interdit pas de sous-traiter. Heureusement, sinon une bonne partie du secteur fermerait. Ce qu'il dit, c'est que vous devez maîtriser ce que fait votre sous-traitant comme si vous le faisiez vous-même. Autrement dit, la prestation déléguée doit respecter les mêmes exigences de qualité que celles que vous appliquez en interne.

L'erreur classique, c'est de raisonner en mode « j'achète une prestation, point ». Vous signez, le sous-traitant intervient, vous facturez votre client, et vous passez à autre chose. Le problème, c'est qu'entre la signature et la facturation, l'auditeur attend de voir une vraie démarche de votre part. Comment avez-vous choisi ce sous-traitant ? Comment vous assurez-vous qu'il tient le niveau ? Que faites-vous s'il dérape ? Si la réponse tient en un haussement d'épaules, vous avez un trou dans votre dossier.

Le bon réflexe, c'est de traiter votre sous-traitant comme un prolongement de votre organisme. Il porte votre nom auprès du stagiaire. Sa qualité, c'est votre qualité. Si vous voulez une vue d'ensemble du référentiel et de sa logique, je vous renvoie à notre article Qualiopi, tout comprendre en 5 minutes, ça pose bien le décor.

L'indicateur concerné : le 27

Concrètement, la sous-traitance est traitée par l'indicateur 27 du Référentiel National Qualité. Cet indicateur porte sur le critère 6, celui de l'inscription du prestataire dans son environnement professionnel. En clair, l'indicateur 27 vérifie que vous mobilisez et coordonnez correctement les sous-traitants et formateurs externes qui interviennent pour votre compte.

Ce que l'auditeur regarde au titre de cet indicateur, c'est votre capacité à démontrer que vous pilotez la relation. Pas juste que vous avez un contrat. Que vous avez un processus. Et un processus, ça se prouve avec des traces, pas avec des bonnes intentions. Si le sujet des indicateurs vous paraît flou, notre tour d'horizon des 7 critères du Référentiel National Qualité expliqués vous aidera à situer le 27 dans l'ensemble.

Un point important : l'indicateur 27 n'est pas applicable si vous ne sous-traitez jamais et que vous n'avez aucun formateur externe. Dans ce cas, il est simplement marqué non concerné lors de l'audit. Mais dès que vous faites intervenir un seul tiers, il s'active, et là vous devez être prêt.

Ce que vous devez tracer, étape par étape

La logique attendue se déroule en trois temps. La sélection, le suivi, l'évaluation. Si vous tracez ces trois moments, vous couvrez l'essentiel.

La sélection

Avant de confier quoi que ce soit, vous devez pouvoir expliquer pourquoi vous avez choisi ce sous-traitant plutôt qu'un autre. Ses compétences, ses qualifications, son expérience sur le sujet, ses éventuelles certifications. Gardez une trace écrite : un CV, un descriptif de prestation, un échange qui justifie votre choix. L'idée, c'est de montrer que vous n'avez pas pris le premier venu au hasard.

C'est aussi le moment de cadrer la relation par un contrat ou une convention de sous-traitance. Ce document précise le périmètre, les attendus de qualité, le respect de vos process, et idéalement le fait que le sous-traitant s'engage à respecter les exigences Qualiopi qui le concernent. Ça paraît lourd, mais c'est votre meilleure protection.

Le suivi

Une fois la prestation lancée, vous ne disparaissez pas. Vous restez le point de contact, vous vous assurez que le déroulé se passe comme prévu, que les supports sont conformes, que les modalités annoncées au stagiaire sont respectées. Un simple échange de suivi, un point d'étape, une validation des documents avant diffusion, tout ça constitue de la trace exploitable en audit.

L'évaluation

À la fin, vous évaluez la prestation. Les retours des stagiaires sur l'intervention du sous-traitant, votre propre appréciation de la qualité, les éventuels écarts constatés et ce que vous comptez en faire. Cette évaluation alimente votre décision de retravailler ou non avec ce prestataire. Et elle prouve à l'auditeur que votre processus boucle vraiment, qu'il ne s'arrête pas à la signature.

Le retour d'expérience de Maxime

J'ai vu un organisme se faire pointer une non-conformité alors que son sous-traitant était excellent. Le souci n'était pas la qualité de la formation, c'était l'absence totale de preuve sur la façon dont elle avait été sélectionnée et suivie. L'auditeur ne note pas la prestation, il note votre maîtrise de la prestation. Depuis, je dis toujours la même chose : si vous sous-traitez, ouvrez un dossier par sous-traitant et remplissez-le au fil de l'eau. Trois feuilles bien rangées valent mieux qu'un super formateur sans aucune trace.

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La déclaration au BPF, le piège qu'on oublie

La sous-traitance ne s'arrête pas à l'audit Qualiopi. Elle se répercute sur votre Bilan Pédagogique et Financier, le fameux BPF que vous déclarez chaque année. Et c'est là qu'on voit beaucoup d'erreurs.

Le principe : quand vous sous-traitez une formation, les sommes que vous versez à votre sous-traitant doivent apparaître dans les charges de votre BPF, dans la rubrique dédiée aux achats de prestations de formation. Symétriquement, le sous-traitant, lui, déclare de son côté ce que vous lui avez payé comme produit provenant d'un autre organisme de formation. L'erreur fréquente, c'est de tout déclarer en doublon ou de mal ventiler, ce qui fausse la lecture du chiffre d'affaires réel de la formation au niveau national.

Le bon réflexe, c'est de tenir un suivi clair de qui facture quoi à qui, dès le départ. Si vous savez à tout moment quelle part de votre activité passe par de la sous-traitance, votre BPF se remplit presque tout seul en fin d'année, et il est cohérent avec vos conventions et vos factures. C'est aussi ce que l'auditeur peut croiser, donc autant que tout soit aligné.

À retenir

Sous-traiter n'efface pas vos responsabilités : vous restez le donneur d'ordre et le titulaire, c'est vous qui répondez de la qualité devant l'auditeur.
La sous-traitance est couverte par l'indicateur 27, qui s'active dès que vous faites intervenir un seul tiers et vérifie que vous pilotez la relation.
Tracez trois moments : la sélection du sous-traitant, le suivi de la prestation et son évaluation, avec des preuves écrites et non de simples bonnes intentions.
Cadrez la relation par un contrat ou une convention de sous-traitance précisant le périmètre, les attendus qualité et le respect des exigences Qualiopi.

FAQ

Si mon sous-traitant est lui-même certifié Qualiopi, suis-je dispensé de le tracer ?

Non. Le fait que votre sous-traitant soit certifié est un excellent élément à verser à votre dossier de sélection, et ça facilite la vie, mais ça ne vous dispense pas de démontrer votre propre maîtrise de la relation. Vous restez le donneur d'ordre. Vous devez toujours prouver comment vous l'avez choisi, suivi et évalué pour votre prestation à vous.

Un formateur externe en portage ou en freelance compte-t-il comme de la sous-traitance ?

Dès qu'une personne intervient pour votre compte sans être votre salarié, l'indicateur 27 s'applique. Que ce soit un indépendant, un formateur en portage salarial ou un autre organisme, vous devez documenter sa mobilisation et sa coordination. La forme juridique change peu de choses à votre responsabilité côté Qualiopi.

Que se passe-t-il si je n'ai aucune trace de sélection ou de suivi le jour de l'audit ?

Vous vous exposez à une non-conformité sur l'indicateur 27, même si la formation s'est très bien déroulée. Selon sa nature, une non-conformité peut être mineure ou majeure, et une majeure peut bloquer ou retarder votre certification. C'est précisément le genre d'écart qu'on prépare en amont, comme je l'explique dans Préparer son audit Qualiopi sans stress.

En résumé

Sous-traiter une formation ne transfère jamais votre responsabilité de donneur d'ordre. Aux yeux de Qualiopi, c'est vous qui répondez de la qualité, à travers l'indicateur 27 rattaché au critère 6. Pour être couvert, vous devez tracer trois choses : comment vous avez sélectionné votre sous-traitant, comment vous l'avez suivi pendant la prestation, et comment vous l'avez évalué à la fin. Ajoutez à ça une déclaration BPF propre, où les sommes versées en sous-traitance apparaissent au bon endroit, et vous transformez un angle mort en point fort de votre dossier. La règle à retenir tient en une phrase : l'auditeur ne note pas votre sous-traitant, il note votre maîtrise de votre sous-traitant.

Et avec Formiva ?

Formiva vous aide à garder cette traçabilité sans y passer vos soirées. Vous centralisez vos sous-traitants, vos conventions, vos preuves de suivi et vos évaluations au même endroit, reliés à chaque session de formation, de sorte que le jour de l'audit tout est déjà rangé et prêt à montrer. Et parce que votre activité ne s'arrête pas à la conformité, vous pilotez en parallèle votre gestion et le développement de votre organisme, avec des données cohérentes jusque dans votre BPF.

Sous-traitance et Qualiopi : vos responsabilités de donneur d'ordre