Les relances, Formiva s'en charge à votre place.
Inès · Assistante administrativeAvant : sa journée partait en copier-coller.
Inès n'oubliait presque jamais rien. Mais « presque jamais » se payait cher, et tenir ce niveau lui coûtait ses journées entières.
Chaque session, les mêmes envois à refaire
Convocation, rappel la veille, documents à réclamer, attestation après coup. Toujours la même séquence, retapée à la main, session après session.
Elle vivait dans son agenda de rappels
Des post-it, des alarmes, une liste de relances à faire. Une réunion qui déborde et c'était une convocation partie en retard, un stagiaire prévenu la veille au soir.
Les documents manquants revenaient toujours
Pièces d'inscription, conventions non renvoyées, signatures en attente. Il fallait relancer, noter qui avait répondu, relancer encore. Un travail sans fin et sans valeur.
Un oubli et c'était le formateur qui trinquait
Un stagiaire non convoqué, c'est une place vide et un client mécontent. La pression d'un oubli reposait sur elle seule.
Aujourd'hui : elle écrit la règle une fois, elle s'applique toute seule.
Inès n'envoie plus les messages : elle décide quand ils doivent partir. La plateforme s'occupe du reste, session après session.
Elle définit le scénario une fois pour toutes.
« Quand un apprenant s'inscrit, envoyer la convocation et les documents. Sept jours avant la session, envoyer le rappel. » Inès construit la règle une fois, elle tourne pour toutes les sessions suivantes.
Les retardataires sont relancés sans qu'elle y pense.
Document non renvoyé, convention non signée, pièce manquante : la relance part automatiquement, et Inès voit en un coup d'œil qui reste en attente. Elle n'intervient que sur les vrais blocages.
Convocations et attestations sortent toutes seules.
Les documents se génèrent à partir des données de la session, au bon format, avec les bonnes mentions. Plus de modèle Word à dupliquer, plus de nom de stagiaire oublié dans un copier-coller.
Ce qui a changé pour Inès.
Ses journées ont changé de contenu
Le temps passé en envois répétitifs est parti sur le suivi des stagiaires et la relation client, là où elle apporte vraiment quelque chose.
Plus d'oubli possible
Les envois ne dépendent plus de sa mémoire ni de son agenda. Une session créée déclenche automatiquement toute sa séquence.
Les stagiaires sont mieux informés
Convocation à l'inscription, rappel avant la session, documents au bon moment : l'expérience est plus soignée, sans travail supplémentaire.