La POEI de France Travail : ce que l'organisme de formation doit savoir

La POEI part toujours d'un engagement d'embauche : l'entreprise a déjà choisi son candidat. Photo : Andrea Piacquadio / Pexels.

La POEI, c'est quoi (et pourquoi ça vous concerne)

La Préparation Opérationnelle à l'Emploi Individuelle est une aide de France Travail destinée aux employeurs. Le mécanisme est simple à énoncer : une entreprise a un poste à pourvoir, elle a repéré un demandeur d'emploi qui l'intéresse, mais ce candidat n'a pas encore toutes les compétences requises. Plutôt que de renoncer, l'entreprise fait financer une formation d'adaptation qui met le candidat à niveau avant l'embauche. La POEI finance le coût pédagogique de cette montée en compétences.

La nuance qui change tout pour vous, dirigeant d'OF : la POEI ne part pas du stagiaire, elle part de l'entreprise. Ce n'est pas un demandeur d'emploi qui cherche une formation dans son coin (ça, c'est plutôt l'AIF France Travail, un autre dispositif). Ici, il y a déjà un poste identifié, un employeur qui s'engage à recruter, et un candidat présélectionné. Votre rôle n'est pas de trouver l'apprenant : il est déjà là. Votre rôle est de construire le bon parcours et de sécuriser le financement.

C'est pour ça que la POEI est un sujet commercial autant qu'administratif. Une entreprise qui monte une POEI, c'est un prospect qui vient à vous avec un besoin déjà qualifié et un budget public à la clé. Si vous savez répondre vite et proprement, vous décrochez une prestation et, souvent, une relation qui dure.

Qui peut en bénéficier, et pour quel type d'embauche

Côté candidat, la POEI vise un demandeur d'emploi inscrit à France Travail, indemnisé ou non, présélectionné par l'entreprise pour un poste précis. Il n'y a pas de condition d'âge ou de niveau de diplôme en tant que telle : c'est l'adéquation entre le profil, le poste et l'écart de compétences qui compte.

Côté entreprise, la contrepartie de l'aide, c'est un engagement d'embauche à l'issue de la formation. France Travail attend un contrat qui sécurise réellement le retour à l'emploi. Concrètement, l'embauche doit prendre l'une de ces formes :

• un CDI ;
• un CDD d'au moins 6 mois ;
• un contrat de professionnalisation ou d'apprentissage de plus de 6 mois ;
• un CDI intérimaire, ou un contrat de travail temporaire d'une durée équivalente ;
• un contrat saisonnier d'au moins 4 mois dans certains cas.

Ce point est structurant pour votre positionnement : vous ne vendez pas « une formation », vous vendez « la dernière marche avant une embauche ». Quand vous échangez avec l'employeur, parlez son langage : le poste, les gestes métier attendus, la date de prise de fonction. C'est ça qui rend votre devis crédible, exactement comme quand vous montez une formation intra pour une entreprise.

POEI en interne (tutorat) ou avec un organisme externe

Il y a deux façons de réaliser une POEI, et il faut connaître les deux pour savoir où vous vous situez.

La formation en interne (tutorat). L'entreprise forme elle-même le candidat, avec un tuteur en interne. Dans ce cas, France Travail verse une aide à l'employeur qui peut aller jusqu'à 5 euros net de l'heure, dans une limite fixée réglementairement. Quand la POEI est réalisée à 100 % en tutorat interne, sa durée est plafonnée (autour de 300 heures). Vous, OF, n'êtes pas dans la boucle sur ce montage.

La formation avec un organisme externe, c'est-à-dire vous. L'entreprise fait appel à un OF pour délivrer tout ou partie de la formation d'adaptation. C'est là que vous entrez en jeu. Dans ce cas, France Travail n'applique pas un forfait horaire automatique : la prise en charge du coût pédagogique est instruite au cas par cas, sur la base de votre devis et de votre plan de formation. Il faut donc que votre chiffrage soit défendable et lisible.

Les deux modalités peuvent aussi se combiner : une partie en tutorat côté entreprise, une partie en formation chez vous. Dans tous les cas, quand un OF externe intervient, la certification Qualiopi est obligatoire : sans elle, France Travail refuse la prise en charge, comme pour tous les financements publics et mutualisés. Si ce chantier n'est pas bouclé chez vous, c'est un prérequis à traiter avant même de démarcher sur ce créneau.

En POEI externe, votre rôle est de combler un écart de compétences précis, pas de refaire tout un métier. Photo : Gustavo Fring / Pexels.

Le montage, étape par étape

Voici le circuit réel d'une POEI avec organisme de formation, dans l'ordre. Le comprendre, c'est savoir à quel moment vous intervenez et ce qu'on attend de vous.

1. L'entreprise identifie un besoin et un candidat. Elle a un poste, elle a présélectionné un demandeur d'emploi, et elle constate un écart de compétences. C'est le point de départ.

2. France Travail diagnostique l'écart. Le conseiller entreprise (et le conseiller du demandeur d'emploi) valident le principe : la formation est-elle proportionnée, débouche-t-elle bien sur l'embauche annoncée ? France Travail ne finance pas une reconversion complète, il finance une adaptation au poste.

3. Vous construisez le parcours et le devis. C'est votre valeur ajoutée. Vous traduisez l'écart de compétences en objectifs pédagogiques, en volume horaire (jusqu'à 450 heures, davantage pour certains publics prioritaires), en modalités (présentiel, distanciel, mixte) et en prix. Un plan de formation calé sur le poste réel, c'est ce qui fait passer le dossier.

4. Le dépôt dans Kairos. Le devis et le plan de formation se déposent dans Kairos, l'applicatif de France Travail réservé aux OF. C'est par ce canal que l'entreprise, France Travail et le demandeur d'emploi valident la proposition. Si vous n'êtes pas encore habilité à Kairos, anticipez la demande d'adhésion : elle prend du temps.

5. La validation, puis la formation. Une fois l'accord obtenu, la formation démarre. Et là, la règle d'or des financements France Travail s'applique : ne démarrez jamais avant l'accord écrit. Pas d'accord, pas de paiement.

6. L'embauche à l'issue. Le candidat est recruté selon le contrat prévu. C'est la finalité du dispositif, et c'est ce qui justifie l'aide.

Le retour d'expérience de Maxime

La POEI, c'est le dispositif que la plupart des petits OF sous-exploitent complètement, alors que c'est une mine. Je m'explique. La quasi-totalité des formateurs indépendants que j'accompagne passent un temps fou à prospecter des entreprises « à froid ». Or la POEI vous amène l'inverse : une entreprise qui a déjà un besoin, un candidat, et un budget public. Le lead est chaud, il est même brûlant. Le premier réflexe que je conseille, c'est d'en parler à vos entreprises clientes existantes : « la prochaine fois que vous recrutez quelqu'un qui a 80 % du profil, ne le laissez pas filer, on monte une POEI ». Vous devenez leur solution recrutement, pas juste leur prestataire formation. Le deuxième réflexe, c'est de ne pas sur-vendre le volume d'heures. J'ai vu un OF chiffrer 400 heures pour un poste où 120 suffisaient : France Travail a recalé, l'entreprise s'est braquée, tout le monde a perdu. La POEI récompense la précision, pas le remplissage. Chiffrez juste le nécessaire pour combler l'écart, et vous passez à tous les coups.

Maxime PelerinFondateur de FormivaMa page d'expertLinkedIn

POEI, AIF, Kairos : ne pas tout mélanger

Ces trois mots reviennent ensemble en permanence et beaucoup d'OF les confondent. Remettons de l'ordre :

• La POEI est un dispositif de financement, orienté entreprise et embauche. Point de départ : un employeur qui veut recruter.
• L'AIF (Aide Individuelle à la Formation) est un autre dispositif de financement, orienté demandeur d'emploi. Point de départ : une personne qui a un projet de formation, sans embauche garantie derrière.
• Kairos n'est pas un financement, c'est l'outil. C'est la plateforme par laquelle transitent aussi bien la POEI que l'AIF (et d'autres, comme la POEC pour les besoins collectifs d'une branche).

Autrement dit, POEI et AIF sont deux portes d'entrée différentes ; Kairos est le couloir commun. Le même applicatif vous suit du dépôt du devis jusqu'à la facturation, quel que soit le dispositif. Maîtriser Kairos n'est donc pas optionnel dès lors que vous travaillez avec France Travail.

Se faire payer : le service fait, encore et toujours

Comme tous les financements France Travail, la POEI externe se paie sur service fait : l'argent arrive après la formation, une fois la réalisation prouvée. Vos leviers pour être payé sans accroc sont les mêmes que pour l'AIF :

• L'assiduité est votre preuve de paiement. Émargements signés à chaque demi-journée, justificatifs de connexion horodatés en distanciel. Un émargement dématérialisé vous évite les écarts entre ce que vous facturez et ce que vous pouvez prouver.
• Le bilan de fin de formation atteste de la réalisation et, idéalement, de l'atteinte des objectifs (le candidat est prêt pour le poste).
• La facturation suit les modalités de l'accord. Selon le circuit, elle peut transiter par Chorus Pro. Intégrez le délai de versement, qui se compte souvent en semaines, dans votre plan de trésorerie : ne construisez pas votre mois sur un paiement POEI pas encore encaissé.

Un mot sur l'OPCO : selon la branche de l'entreprise, un OPCO peut cofinancer la POEI aux côtés de France Travail. Ça n'ajoute pas de complexité pour vous sur le principe, mais ça peut débloquer un budget plus confortable. Le réflexe : demandez à l'entreprise cliente quel est son OPCO et si un abondement est possible. C'est le genre de détail qui fait de vous un partenaire, pas un simple exécutant.

À retenir

• La POEI finance une formation d'adaptation avant embauche : elle part de l'entreprise et d'un candidat déjà présélectionné, pas d'un stagiaire isolé.
• L'employeur s'engage à recruter à l'issue (CDI, CDD d'au moins 6 mois, contrat de professionnalisation…) ; la formation peut aller jusqu'à 450 heures.
• En POEI externe, vous devez être certifié Qualiopi, vous déposez devis et plan de formation dans Kairos, et la prise en charge est instruite au cas par cas sur devis.
• C'est un canal commercial : une entreprise avec un besoin chiffré et un budget public vient à vous. Chiffrez juste ce qu'il faut, sécurisez le paiement sur service fait.

Sources officielles

• France Travail, la Préparation Opérationnelle à l'Emploi individuelle (POE I) : définition, contrats d'embauche, durée et prise en charge.
• France Travail (Actu Formation), la POEI côté organisme de formation : rôle de l'OF, dépôt du devis dans Kairos.
• Ministère du Travail, financement de la formation professionnelle : cadre des aides et obligations des OF.

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