Kairos : la plateforme France Travail pour les organismes de formation

Kairos centralise toute la relation administrative entre votre OF et France Travail. Photo : Kampus Production / Pexels.

Kairos, c'est quoi exactement (côté OF)

Kairos est l'applicatif de France Travail réservé aux organismes de formation. Il ne s'adresse pas au demandeur d'emploi, il s'adresse à vous. Sa fonction : faire circuler entre votre OF et France Travail toutes les informations sur le parcours d'un stagiaire financé par le service public de l'emploi, depuis le devis jusqu'à la dernière facture.

Concrètement, Kairos vous sert à quatre choses :

• Déposer et suivre vos devis de formation (AIF, POEI) directement dans l'outil.
• Déclarer les entrées, interruptions et sorties de formation dans les délais légaux.
• Saisir les états de présence (l'assiduité) qui conditionnent la rémunération du stagiaire et votre paiement.
• Déclencher et suivre la facturation sur service fait.

Attention à ne pas confondre deux sujets voisins. Le montage du devis AIF et la sécurisation du paiement, on en parle en détail dans notre article dédié sur le devis AIF France Travail. Ici, on se concentre sur la plateforme elle-même : comment on s'y habilite et comment on l'utilise au quotidien pour ne pas laisser filer un paiement. Les deux sont complémentaires, mais ce sont deux gestes de métier différents.

S'habiliter à Kairos : la porte d'entrée

On ne se connecte pas à Kairos comme on crée un compte sur un site marchand. Il y a une procédure d'adhésion, et elle prend du temps. Anticipez-la avant d'avoir un stagiaire qui vous attend.

Le circuit officiel, dans l'ordre :

1. Vous déposez une demande d'adhésion à Kairos auprès de France Travail. Les identifiants de connexion sont adressés au représentant légal de l'organisme.
2. Le Responsable de la Gestion des Comptes (RGC) de votre structure s'auto-habilite via l'application GID Partenaires de France Travail. C'est la personne qui pilote les accès de votre OF.
3. Le RGC habilite ensuite les utilisateurs de l'organisme (vous, vos assistants, vos formateurs) pour qu'ils puissent travailler dans Kairos.

Un prérequis à connaître avant même de commencer : pour déposer des devis AIF et POEI dans Kairos, vous devez être certifié Qualiopi. C'est la condition d'accès aux fonds publics et mutualisés. Si ce chantier n'est pas bouclé, ouvrez-le en priorité, sinon la porte reste fermée. Notre guide sur Qualiopi et l'éligibilité CPF vous aide à situer où vous en êtes.

Le retour d'expérience de Maxime

Le piège classique avec Kairos, c'est de croire que l'habilitation se fait en un après-midi. Un OF m'a appelé un vendredi, paniqué : session qui démarre lundi, stagiaire France Travail dans la salle, et pas d'accès Kairos. Impossible de déclarer l'entrée en stage à temps. Résultat, un mois de flottement administratif et une trésorerie bloquée pour rien. Ma règle depuis : la demande d'adhésion Kairos, on la fait le jour où on décide de travailler avec des demandeurs d'emploi, pas le jour où on a signé le premier. Et on identifie tout de suite qui est le RGC dans la structure, parce que si cette personne n'a pas activé ses droits dans GID Partenaires, personne ne peut rien saisir. C'est le genre de détail invisible qui vous coûte une facture entière.

Maxime PelerinFondateur de FormivaMa page d'expertLinkedIn

Déclarer l'entrée en stage : l'AES dès le premier jour

C'est le geste le plus surveillé, et le plus oublié par les OF débutants. La loi vous impose d'informer France Travail de toute entrée effective en formation dans un délai court et de façon dématérialisée. Le décret n° 2017-1019, modifié par le décret n° 2019-1386, fixe ce délai à 3 jours pour l'entrée, l'interruption et la sortie.

En pratique, dès le 1er jour de formation, vous saisissez dans Kairos l'Attestation d'Entrée en Stage (AES). Elle atteste que le demandeur d'emploi s'est bien présenté. Cette déclaration fait basculer son statut en « stagiaire de la formation professionnelle », ce qui débloque ses droits (notamment sa rémunération ou le maintien de son allocation selon sa situation).

Pas d'AES, ou une AES en retard, et c'est toute la chaîne qui se grippe : le stagiaire n'est pas dans le bon statut, et votre paiement se retrouve suspendu à une régularisation. Prenez l'habitude de traiter l'AES le matin même du démarrage, pas « quand vous aurez le temps ».

Saisir les états de présence : votre preuve de paiement

Une fois la formation lancée, Kairos attend de vous un suivi de l'assiduité. Chaque mois, vous déclarez les absences ou un éventuel abandon, au fil de l'eau. Cette attestation d'assiduité est ce qui permet le versement de la rémunération du stagiaire, et elle sert de justificatif de réalisation pour votre propre facturation.

C'est ici que se joue votre trésorerie, parce que France Travail paie au réel :

• Un stagiaire présent ouvre droit au paiement des heures suivies.
• Un stagiaire absent fait mécaniquement baisser le montant facturable au prorata.
• Un abandon non déclaré vous expose à un indu, c'est-à-dire à devoir rembourser.

Vos feuilles d'émargement sont donc la matière première de vos déclarations Kairos. Si vous tenez encore ça sur papier ou dans un tableur, vous multipliez les risques d'écart entre ce que vous déclarez et ce que vous pouvez prouver. C'est exactement le sujet de notre article sur l'émargement numérique et sur la feuille d'émargement de formation : dématérialiser l'émargement, c'est aligner automatiquement votre preuve terrain et votre saisie Kairos.

La saisie des états de présence dans Kairos doit coller à vos émargements, au réel. Photo : Anna Tarazevich / Pexels.

Le bilan de fin de formation et la facturation

La formation se termine, mais votre travail dans Kairos non. Le lendemain de la fin de formation, vous devez saisir le bilan de fin de formation. Il est obligatoire pour toutes les formations financées par France Travail (AIF, AFC, FOAD, POEC) et il est transmis au stagiaire et à son conseiller. Ne le bâclez pas le dernier jour dans la précipitation : il conditionne la clôture propre du dossier.

Vient enfin la facturation sur service fait. France Travail ne vous paie qu'après la prestation, une fois l'assiduité prouvée et le service constaté. Selon le dispositif, la facture transite par Chorus Pro (le portail public de facturation) et s'appuie sur les justificatifs de réalisation que vous avez transmis via Kairos. Pour les actions conventionnées (AFC), Kairos suit la progression du « service fait » et de la facturation associée.

Un mot de vigilance : le décalage entre la fin de formation et le versement se compte souvent en semaines. Si vous vivez de financements publics, intégrez ce délai dans votre plan de trésorerie et ne bâtissez pas votre mois sur un paiement Kairos que vous n'avez pas encore encaissé. Pour piloter proprement l'ensemble de vos financeurs sans mélanger les circuits, notre article sur la facturation d'un organisme de formation fait le tour de la question.

Kairos et l'AIF : comment les deux s'articulent

Beaucoup d'OF confondent l'AIF (le financement) et Kairos (l'outil). Faisons le tri simplement :

• L'AIF est une aide de France Travail qui finance le coût pédagogique d'une formation quand aucun autre dispositif ne couvre le reste à charge.
• Kairos est le tuyau par lequel tout passe : c'est dans Kairos que vous déposez le devis AIF, que le demandeur d'emploi et son conseiller le valident, et qu'ensuite vous gérez entrée, présence, bilan et facture.

Autrement dit, l'AIF sans Kairos n'existe pas administrativement, et Kairos gère bien d'autres dispositifs que l'AIF (AFC, POEI, POEC, FOAD). Le même outil vous suit donc du premier devis jusqu'au dernier euro encaissé, quel que soit le dispositif France Travail mobilisé. C'est pour ça que maîtriser Kairos, ce n'est pas de la paperasse en plus : c'est la condition pour transformer un accord de financement en paiement réel.

Note de contexte : au moment où nous écrivons ces lignes (été 2026), Kairos a connu un épisode d'indisponibilité prolongée à la suite d'un incident de sécurité. Ce type de situation, exceptionnel, peut décaler des dépôts de devis et des facturations. Le réflexe à garder : conserver systématiquement vos justificatifs (émargements, attestations, devis signés) hors de Kairos, pour pouvoir régulariser dès le retour à la normale.

À retenir

• Kairos est la plateforme obligatoire de France Travail pour gérer les demandeurs d'emploi en formation : devis, entrées, présence, bilan, facturation.
• L'habilitation prend du temps (adhésion, RGC via GID Partenaires, Qualiopi requis pour les devis AIF/POEI) : anticipez-la avant d'avoir un stagiaire.
• L'AES dès le 1er jour et les états de présence mensuels sont des obligations légales sous 3 jours : ce sont vos preuves de paiement.
• Le paiement se fait sur service fait, après bilan de fin de formation, souvent via Chorus Pro : soignez vos émargements et votre trésorerie.

Sources officielles

• France Travail, l'Aide Individuelle à la Formation (AIF) : dispositif AIF et dépôt du devis.
• France Travail (Actu Formation), présentation de l'applicatif Kairos : habilitation, AES, états de présence, bilan, facturation.
• Ministère du Travail, financement de la formation professionnelle : cadre des aides et obligations des OF.

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